Na aula do dia 03/10 nos foi passado uma atividade, na qual tínhamos que realizar a análise diplomática dos documentos da empresa "MCEByte - Viagens Virtuais", de acordo com os oito modelos de séries documentais apresentadas por Mariano García Ruipérez em seu livro, especificamente no tópico 1.3 - Modelos de Análisis de Series Documentales. O documento escolhido pelo grupo foi a Tabela de Preços. Sendo assim, segue a análise:
MODELO 01: Carmen
y Cayetano
Definição: Documento com
informações dos preços das viagens virtuais e dos serviços de implante de memória, apresentando o preço total, já incluído a comissão dos vendedores e os referentes impostos, além da vigência destes valores. É utilizada pelos vendedores para apresentar os valores ao cliente.
Características externas:
Suporte: Papel
Classe: Textual
Formato: Folha avulsa
Forma: Cópia
Características
internas:
Autor: MCEByte - Viagens Virtuais
Destinatário: Vendedor/Clientes
Legislação: Legislação
tributária
Trâmite: Contando com apoio do Departamento de Vendas, a tabela é gerada pelo Departamento de Finanças/Contábeis, que após cálculos e pesquisas, determinam os preços finais dos serviços. Posteriormente a tabela é distribuída aos vendedores.
MODELO 02: Ayuntamiento de
Zaragoza
Organismo Produtor: MCEByte - Viagens Virtuais
Código: 059 - Outros assuntos referentes a orçamento e
finanças
Tipo Documental: Tabela
de preços de viagens virtuais
Definição: Documento com informações dos preços das viagens virtuais e dos serviços de implante de memória, apresentando o preço total, já incluído a comissão dos vendedores e os referentes impostos, além da vigência destes valores. É utilizada pelos vendedores para apresentar os valores ao cliente.
Características
Físicas:
Classe: Textual
Suporte: Papel
Formato: Folha avulsa
Forma: Cópia
MODELO 03: Comunidade de Madrid
(Mercedes Heredero)
Tipo Documental: Tabela
de preços de viagens virtuais
Organismo Produtor: MCEByte - Viagens Virtuais
Origem: Departamento de
Finanças/Contábil
Trâmite: Contando com apoio do Departamento de Vendas, a tabela é gerada pelo Departamento de Finanças/Contábeis, que após cálculos e pesquisas, determinam os preços finais dos serviços. Posteriormente a tabela é distribuída aos vendedores.
Prazos: Vigência de um ano.
Utilização: Utilizada pelo
vendedor sempre que precisar apresentar os preços ao cliente.
Número de exemplares: Exemplares
distribuídos entre os vendedores de acordo com a necessidade.
Local de conservação: Departamento de
Vendas.
Acesso: Funcionário do
Departamento de Finanças/Contábil e vendedor.
Crescimento anual: Os valores são
atualizados de acordo com os prazos de vigência, no caso, anual. Consequentemente, a tabela de
preços também é atualizada.
MODELO 04: Cataluña
Organismo: MCEByte - Viagens Virtuais
Descrição: Documento com informações dos preços das viagens virtuais e dos serviços de implante de memória, apresentando o preço total, já incluído a comissão dos vendedores e os referentes impostos, além da vigência destes valores. É utilizada pelos vendedores para apresentar os valores ao cliente.
Série Documental: Documentos
referentes ao orçamento e finanças.
Ordenação: Cronológico por
data de vencimento.
Prazos: Vigência de um ano.
Função administrativa: Detalhar os valores
das viagens virtuais e dos serviços de implante de memória, para que os vendedores possam apresentar tais valores aos
clientes.
Âmbito Legal: Legislação
Tributária.
Documentos Básicos: Legislação vigente,
mercado externo, relatório das vendas do ano anterior.
Suporte: Papel
Valor da Documentação: Valor
administrativo.
Acesso: Funcionário do Departamento de Finanças/Contábil e vendedor.
Eliminação: Após 5 anos de guarda.
MODELO 05: Ayuntamiento de
Barcelona
Descrição:
Produtor: MCEByte - Viagens Virtuais
Finalidade da gestão: Manter os
vendedores e os clientes sempre informados sobre os valores das viagens
virtuais e dos serviços de implante de memória.
Legislação: Legislação
Tributária
Documentos Básicos: Legislação vigente,
mercado externo, relatório das vendas do ano anterior.
Vigência: Vigência de um ano.
Acesso: Funcionário do Departamento de Finanças/Contábil e vendedor.
Ordenação: Cronológico por data
de vencimento.
Tipo de Suporte: Papel
MODELO 06: Aragón
Código: 059 - Outros assuntos referentes a orçamento e
finanças.
Tipo Documental: Tabela
de preços de viagens virtuais
Transferência:
Quando o documento sai do arquivo corrente ele é custodiado no arquivo
intermediário até sua eliminação, cumprindo sua temporalidade.
Prazo de conservação: 5 anos
Acesso: Funcionário do Departamento de Finanças/Contábil e vendedor.
MODELO 07: Andalucía
Identificação
Dígitos: Preços das viagens
virtuais.
Datas: Vigência da tabela
de preços.
Legislação: Legislação
Tributária.
Descrição: Documento com informações dos preços das viagens virtuais e dos serviços de implante de memória, apresentando o preço total, já incluído a comissão dos vendedores e os referentes impostos, além da vigência destes valores. É utilizada pelos vendedores para apresentar os valores ao cliente.
Valoração
Valor documental: Valor
administrativo
Acesso: Funcionário do Departamento de Finanças/Contábil e vendedor.
Seleção: A seleção do
documento é realizada pelo Departamento de Finanças/Contábil, em acordo com o Departamento de Vendas.
Transferência:
Quando o documento sai do arquivo corrente ele é custodiado no arquivo
intermediário até sua eliminação, cumprindo sua temporalidade.
MODELO 08: Madrid
Tipo Documental: Tabela
de preços de viagens virtuais.
Descrição: Documento com informações dos preços das viagens virtuais e dos serviços de implante de memória, apresentando o preço total, já incluído a comissão dos vendedores e os referentes impostos, além da vigência destes valores. É utilizada pelos vendedores para apresentar os valores ao cliente.
Características
externas:
Suporte: Papel
Classe: Textual
Formato: Folha avulsa
Produtor: MCEByte - Viagens Virtuais
Destinatário: Vendedor/Clientes
Legislação: Legislação
Tributária
Trâmite: Contando com apoio do Departamento de Vendas, a tabela é gerada pelo Departamento de Finanças/Contábeis, que após cálculos e pesquisas, determinam os preços finais dos serviços. Posteriormente a tabela é distribuída aos vendedores.
Prazos: Vigência de um ano.
Documentos Básicos: Legislação vigente, mercado externo, relatório das vendas do ano anterior.
Ordenação: Cronológico por data
de vencimento.
Vigência: Vigência de um ano.
Eliminação: Após 5 anos de guarda.
Acesso: Funcionário do Departamento de Finanças/Contábil e vendedor.
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