A atividade de Diplomática para essa semana é desenvolver um fluxograma de "um dos processos em que há participação do Arquivo que você trabalha/trabalhou. Pode ser a tramitação de um tipo documental, o processo de escolha da caixa arquivo, o tratamento de uma massa documental etc."
(Retirado de http://diplomaticaetipologia.blogspot.com.br/2014/10/de-volta-ao-fluxograma.html#comment-form)
Sendo assim, elaborei um fluxograma da "solicitação de documentos, feita pela auditoria externa". Segue exercício:
Aluno: Alef Batista Ferreira Matrícula: 12/0108402
Abaixo segue dois links para download dos arquivos, um em (.docx) e outro em (.bpm) sobre o fluxograma:
Em todo este processo, acredito que a primeira etapa, "Acessar sistema e conferir os dados da solicitação", poderia ser retirada. Quando assumi esta vaga de estágio, esta etapa não existia, e eu perdia muito tempo no levantamento da documentação, já que muitas vezes os dados da solicitação estavam incorretos. Por exemplo, o documento estava arquivado na "casa" SESI, no dia 10/03, porém a solicitação indicava que o documento estava na "casa" CNI, no dia 10/03, ou seja, ou procurava em todos os registros (duas vezes, inclusive) nesta data e "casa", para depois descobrir que realmente o documento não estava lá, estava arquivado em outra "casa". No momento, esta etapa é necessária, para evitar retrabalhos, porém, se a auditoria tivesse acesso aos dados corretos, ou melhor, ao sistema de gerenciamento contábil/financeiro, o levantamento da documentação já poderia ser iniciado de imediato.
ResponderExcluirBoa noite!
ResponderExcluirDe acordo o colega, porém se o documento não tem os dados completos, teria de voltar para alguém ou lugar para completar as informações, se form assim, teria de ser uma tomada de decisão. OK?
Também pensei nisso, porém não consegui imaginar como a decisão ia acontecer. Só há como saber se os dados estão incorretos se houver a conferência no sistema, e mesmo se os dados estiverem errados, na prática o processo não volta, eu corrijo no momento em que estou conferindo... Mas analisando um pouco, acho que (me corrija, se eu estiver errado), a decisão poderia entrar da seguinte forma:
ResponderExcluir"Acessar sistema e conferir os dados da solicitação" ⇨ Decisão: Os dados estão corretos? ⇨ Se sim, "Iniciar levantamento da documentação" ⇨ Se não, "Corrigir dados"⇨ e então "Iniciar levantamento da documentação".
O que acha?
Fico no aguardo. Desde já, muito obrigado!
Abraço.